Продолжение: Как использовать Google docs в учете личных финансов.

О том почему я решил использовать именно Google Docs - см. предыдущий пост. А теперь как это делается:

Для начала, если еще нету аккаунта гугл - необходимо например тут

1) Создать новый документ spreadsheet и дать ему имя (например Finance report)

2) создать форму с помощью которой будем добавлять платежи в таблицу. Для этого открываем таблицу, выбираем "Форма"-"Создать форму"

В самой форме задаем вопросы которые понадобятся для добавления платежа - дата, сумма, тип платежа и т.д. Можно комбинировать варианты ввода информации - текстовый блок, выбор одного варианта, выбор нескольких вариантов. В свою таблицу я добавлял пункты еще несколько дней и пока остановился на таком варианте, который позволит мне делать анализ своих расходов наиболее эффективно. Также я добавил поле "расход/доход" чтобы не только фиксировать свои расходы, но и учитывая доходы всегда иметь возможность отслеживать свой баланс и вести домашнюю бухгалтерию.

На данный момент в моей таблице следующие поля:
- Дата *
- Сумма *
- и что мне от этого? * - это такой хитрый вариант обозначить пошли ли деньги мне в карман или из него.
- тип платежа * - карточкой или наличными. Если есть несколько карточек и важно определять какой именно производилась оплата - можно сделать вариант для каждой карты. Мне это не важно.
- Назначение - назначение платежа. необязательное, но очень важное поле. Свои расходы я поделил на несколько статей: Авто, продукты, бытовое (оплаты за квартиру, телефон, интернет), отрыв (он же отдых, рекреационные расходы) и последний пункт "в копилку". Со временем думаю в этот пункт добавить еще несколько вариантов.
- пометки

Вот как это выглядит:

3) Отправить созданную форму себе же на почту гугл и там в онлайн версии почты добавить быструю ссылку на это письмо с таблицей, чтобы в 1 клик можно было открыть ее и заполнить платеж. Мне такой вариант не понравился потому что для того чтобы отправить заполненную таблицу система 2 раза уточняла хочу ли я отправлять данные на внешний источник. Поэтому для меня оказалось проще добавить ссылку на эту форму к себе в закладки, тем самым сократив доступ к форме до 2х кликов: закладки - добавить платеж.

Таким образом через форму платежи добавляются в таблицу. Осталось не забывать заполнять форму и аккумулировать данные о всех транзакциях. Потому что дальше важно анализировать свою домашнюю бухгалтерию.


Теперь наступает царство формул.

Откроем файл "Finance report" и видим таблицу с данными которые добавились через форму. Моя таблица имеет следующий вид

*Должен заметить что все расчеты ведутся в белорусских рублях (текущий курс - примерно 2800 за 1 $), отсюда и такое количество нулей.

Теперь что мы можем делать с этой таблицей:
- вести учет доходов:зарплаты, авансов, подарков, кредитов...
- вести учет расходов: по карточке и наличными
- всегда знать текущий баланс: на карточке и наличными
- вести учет расходов по статьям: на авто, продукты, отдых


Т.к. таблица занимает немного места - моем случае это 7 столбцом или половину экрана - справа я решил расположить таблицу с расчетами. Делаем таблицу такого вида:

	I	J	K	L
1		Баланс	Расход	Доход
2		=KL2-K2	=SUMIF(D:D,K1,C:C)	=SUMIF(D:D,L1,C:C)
3	Наличные	=L3-K3	=SUM(FILTER(C:C;D:D=K$1;F:F=I3))	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$L$1;F:F=$I$3))
4	Карточка	=L4-K5	=SUM(FILTER(C:C;D:D=K$1;F:F=I4))	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$L$1;F:F=$I$4))
5
6			Авто	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$K$1;G:G=$K6))
7			Продукты	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$K$1;G:G=$K7))
8			Бытовое	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$K$1;G:G=$K8))
9			Отдых	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$K$1;G:G=$K9))
10			В копилку	=SUM(FILTER(C:C;D:D=$K$1;G:G=$K10))

А теперь самое главное надо записать формулы в таблицу.

Нужно просуммировать деньги, т.е. столбец С, но т.к. нам нужно выбрать платежи по определенным признакам - будем использовать формулу типа sumif. Эта формула позволяет суммировать значения столбца С, если значение в столбце D соответствует заданному значению - ячейке K1.
Таким образом мы сравниваем сзначение в столбце доход/расход суммируем платежи, для ячейки J2формула будет выглядеть так:
=SUMIF(D:D,K1,C:C)
т.е. сумма всех расходов.

Для того чтобы просуммировать все расходы по конкретной статье - нужно просуммировать все строки которые будут соответствовать 2м условиям - "расход" и название статьи расхода. Для суммирования выборки по 2м критериям в Excel используется формула Sumifs, но в данный момент в Google Docs эта формула не работает (во всяком случае я не смог запустить), поэтому составил формулу суммирования по фильтру. Т.е. суммировать ячейки в столбце С, если значения строки в столбце D соответствует заданному значению K1 и если значения строки в столбце F соответствует заданному значению I3. Таким образом я получил суммы всех расходов произведенных наличной оплатой.
вот формула:
=SUM(FILTER(C:C;D:D=K$1;F:F=I3))
для карточки соответственно меняются условия сверки критерия (на I4)

Аналогично делаются формулы для каждой отдельной статьи расходов - продукты, Авто и т.д.
Чтобы узнать текущий баланс - просто берется разница доходов и расходов. Только для того чтобы все расчеты были верными необходимо сразу записать в "доход" всю наличку и сумму на всех карточках.

Если все сделано правильно, суммы в таблице будут изменяться по мере добавления платежей через форму.

Чтобы немного визуализировать данные я добавил диаграмму в виде столбцов - становится понятным на что уходит бОльшая часть средств.

Я подумал что было бы удобно опубликовать диаграмму (есть такая опция) так что входя на персональную страничку например iGoogle или Netwibes можно было видеть свой текущий баланс и диаграмму расхода средств. Но оказалось что при публикации диаграммы она сохраняется, т.е. при дальнейшем изменении таблицы и следовательно диаграммы - опубликованная диаграмма оставалась прежней. Может я что-то делал не так, но сколько не бился не смог заставить опубликованную диаграмму изменяться динамически вместе с таблицей.

Но на этот случай есть такие замечательные вещи как Гаджеты. Выбираем "Вставить"-"Гаджет" - и тут можно выбрать любой гаджет, например я выбрал Pie chart и Bar Chart (круговую диаграмму и Гистограмму) чтобы видеть структуру расходов по статьям. Но больше всего мне понравился гаджет "Pile chart" - показывает столбцы долларов по заданным ячейкам. Это как раз то что было нужно! Я опубликовал эти гаджеты на странице iGoogle и теперь там наблюдаю за расходами и балансом.

Вместо послесловия: Такой способ ведения финансовой отчетности особенно удобен в семейной бухгалтерии - муж и жена могут независимо добавлять записи в таблицу через онлайн форму, а общий бюджет будет отображаться в сводной таблице. Это конечно уместно если в семье общий кошелек и нет секретов друг от друга. Можно также добавить в форму ввода платежа поле "он/она" и тогда сразу будет ясно кто в семье главный транжира :)

Данной системой я пользуюсь всего месяц и постоянно ее изменяю. Но мне уже легче ориентироваться в своих растратах и учитывать в планировании бюджета в будущем. Все интересные изменения также буду документировать.

UPD: пока писал пост - нашел подобное описание процесса на хабре. Там мне понравилась идея планировать ежемесячные расходы. только надо понять насколько это надо мне - в моем случае достаточно много уходит на отдых а такое сложно планировать